Algemene voorwaarden

1 Algemeen
1.1 Deze voorwaarden gelden voor iedere aanbieding, offerte, optie en overeenkomst met betrekking ter beschikking stellen van de zaal en andere ruimtes door De Beurs ten behoeve van enige opdrachtgever.
1.2 Eventuele afwijkingen op deze algemene voorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen.
1.3 Eventuele inkoop of andere voorwaarden van opdrachtgever zijn niet van toepassing, tenzij deze door De Beurs schriftelijk zijn aanvaard.

2 Aanbiedingen en offertes
2.1 Alle aanbiedingen en offertes zijn vrijblijvend, tenzij in het aanbod een termijn voor aanvaarding is genoemd.
2.2 De prijzen en tarieven in de genoemde aanbiedingen en offertes zijn in euro’s inclusief BTW.
2.3 Aanbiedingen of offertes gelden slechts voor de opdrachten waarop zij betrekking hebben en kunnen niet worden ingeroepen voor latere opdrachten.

3 Opties en overeenkomsten
3.1 Een door De Beurs verstrekte optie vervalt na verloop van de termijn waarvoor de optie is afgegeven. Als er geen termijn is overeengekomen, vervalt de optie 1 maand voor de datum waar de optie betrekking op heeft. Indien de opdrachtgever geen gebruik maakt van de optie, staat de betreffende ruimte ter vrije beschikking aan De Beurs.
3.2 Een overeenkomst kan slechts op drie manieren tot stand komen, te weten door: (1) volledige en onvoorwaardelijke aanvaarding van een offerte door de opdrachtgever binnen de aanvaardingstermijn; (2) schriftelijke melding door de opdrachtgever dat hij gebruik maakt van een aan hem verstrekte optie binnen de optietermijn; en door: (3) het feitelijke in gebruik nemen door opdrachtgever van een door De Beurs ter beschikking gestelde ruimte.

4 Informatieverstrekking
4.1 Bij het sluiten van de overeenkomst zal de opdrachtgever een zo nauwkeurig mogelijke schatting maken van het aantal verwachte personen. De opdrachtgever houdt De Beurs op de hoogte van grote veranderingen in het aantal verwachte personen. Uiterlijk 2 weken voor de bijeenkomst zal de opdrachtgever het definitief aantal bezoekers doorgeven (het ‘reserveringsaantal’).
4.2 De opdrachtgever draagt er zorg voor dat alle gegevens, waarvan De Beurs aangeeft dat deze noodzakelijk zijn of waarvan de opdrachtgever of deelnemer redelijkerwijs behoort te begrijpen dat deze noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering van de overeenkomst, tijdig aan De Beurs worden verstrekt. Indien de benodigde gegevens niet tijdig aan De Beurs zijn verstrekt, heeft De Beurs het recht de reservering te annuleren en/of de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden. De Beurs mag de uit de annulering en/of ontbinding voortvloeiende schade en kosten vervolgens op basis van redelijke tarieven aan de opdrachtgever in rekening te brengen.
4.3 De Beurs is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, doordat De Beurs is uitgegaan van door een opdrachtgever c.q. een deelnemer verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens, tenzij deze onjuistheid of onvolledigheid voor De Beurs kenbaar behoorde te zijn.

5 Gebruik van het gehuurde
5.1 De opdrachtgever mag het gehuurde slechts gebruiken voor het doel dat aan De Beurs is meegedeeld.
5.2 De opdrachtgever staat jegens De Beurs in voor alle personen die zich in of in de nabijheid van de gehuurde ruimte bevinden (‘bezoekers’).
5.3 De opdrachtgever en de bezoekers dienen zich te houden aan de huisregels en ordemaatregelen van De Beurs, alsmede aan de door De Beurs en de brandweer gegeven instructies met betrekking tot (brand)veiligheid.
5.4 De opdrachtgever mag meegebrachte apparatuur niet zonder toestemming van De Beurs aansluiten op apparatuur van De Beurs. Het voorgaande geldt niet voor het aansluiten van laptops voor bijvoorbeeld het houden van presentaties.
5.5 De opdrachtgever draagt er zorg voor dat voor de bezoekers en voor derden duidelijk is dat hij, en niet De Beurs, optreedt als organisator van de bijeenkomst.
5.6 De gehuurde ruimte dient door de opdrachtgever te worden opgeleverd in staat waarin deze voor gebruik verkeerde.

6 Catering
6.1 Indien catering overeengekomen is geldt dat de prijs daarvoor wordt berekend op basis van het aantal personen.
6.2 Indien het aantal personen lager blijkt te zijn dan het reserveringsaantal, dan wordt de prijs berekend op basis van het reserveringsaantal. Indien het aantal personen hoger blijkt te zijn dan het reserveringsaantal, dan geldt het daadwerkelijke aantal personen.
6.3 Indien een prijs (gedeeltelijk) op basis van nacalculatie is overeengekomen en heeft de opdrachtgever een omzetgarantie afgegeven, dan is de opdrachtgever in beginsel verplicht de prijs op basis van nacalculatie te voldoen. Is deze prijs lager dan de omzetgarantie, dan is hij verplicht een bedrag gelijk aan de omzetgarantie te voldoen.
6.4 Het is niet toegestaan om eigen consumpties te nuttigen. Indien bezoekers in of bij de gehuurde ruimtes niet door De Beurs verzorgde consumpties nuttigen, dan is de opdrachtgever kurken- c.q. keukengeld verschuldigd. Dit bedrag zal in redelijkheid worden vastgesteld door De Beurs.

7 Annulering van reserveringen door opdrachtgever
7.1 Annulering door opdrachtgever of deelnemer van een reservering kan alleen schriftelijk plaatsvinden.
7.2 Indien opdrachtgever een reservering annuleert is hij gehouden conform de onderstaande regeling een bepaald percentage van de overeengekomen reserveringsprijs (inclusief BTW) als annuleringskosten aan De Beurs te betalen:

• Tot een maand voor arrangementdatum kan er kosteloos geannuleerd worden
• Bij annulering tussen de 4-2 weken voor aanvang van de zaalhuur: 25% van de gehele offerte
• Bij annulering tot 7 dagen voor aanvang: 50% van de gehele offerte
• Bij latere annulering en bij een zonder annuleren niet gebruik maken van de ruimte/catering: 100% van de gehele offerte

7.3 Indien de reservering gedeeltelijk geannuleerd wordt, geldt dat de opdrachtgever de annuleringskosten verschuldigd is over het geannuleerde deel. Bij gedeeltelijk annulering is De Beurs gerechtigd de overeenkomst geheel te ontbinden, tenzij dit niet in verhouding staat tot (de gevolgen van) de gedeeltelijke annulering voor De Beurs

8 Annulering, wijziging en ontbinding door De Beurs
8.1 Het is De Beurs toegestaan om de opdrachtgever een andere ruimte ter beschikking te stellen dan waarvoor de reservering was geplaatst, tenzij dit onmiskenbaar en objectief beoordeeld onredelijk bezwarend is voor de opdrachtgever. Indien dat laatste het geval is, heeft de opdrachtgever het recht om de reservering kosteloos te annuleren.
8.2 Onverminderd het elders in deze algemene voorwaarden en/of de wet bepaalde is De Beurs bevoegd de reservering te annuleren en/of de overeenkomst op te zeggen, indien zich omstandigheden voordoen welke van dien aard zijn, dat nakoming van de overeenkomst door De Beurs onmogelijk is geworden of naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid niet langer kan worden gevergd, dan wel indien zich anderszins omstandigheden voordoen welke van dien aard zijn dat ongewijzigde instandhouding van de overeenkomst in redelijkheid niet mag worden verwacht. 8.3 Indien de overeenkomst om welke reden dan ook wordt ontbonden, zijn de vorderingen van De Beurs op de opdrachtgever onmiddellijk opeisbaar.
8.4 Indien De Beurs een reservering annuleert of de overeenkomst ontbindt, behoudt hij zijn aanspraken uit de wet en overeenkomst.

9 Tarief
9.1 De ruimtes worden verhuurd voor in de offerte aangegeven tijden
9.2 Als een opdrachtgever de ruimte langer gebruikt dan de overeengekomen tijd, kan De Beurs de opdrachtgever een dubbele zaalhuurkosten in rekening brengen, onverminderd het recht van De Beurs om de zaal op ieder moment te ontruimen.
9.3 De Beurs is bevoegd de tarieven per 1 januari van elk jaar te verhogen, ook voor lopende opdrachten.
9.4 Opdrachtgever is in geval van prijsstijging gerechtigd de overeenkomst op te zeggen, indien de verhoging meer dan 10% bedraagt, tenzij de bevoegdheid tot verhoging voortvloeit uit de wet.
9.5 De Beurs zal de opdrachtgever het voornemen tot verhoging van het tarief schriftelijk kenbaar maken. De Beurs zal daarbij de omvang van de verhoging vermelden en, bij abonnementen en andere duurovereenkomsten, de datum waarop deze ingaat.

10 Betaling
10.1 Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum op een door De Beurs aan te geven wijze in de valuta waarin is gedeclareerd. Bezwaren tegen de hoogte van de facturen schorten de betalingsverplichting niet op. De Beurs is gerechtigd vooruitbetaling van (een gedeelte) van het verschuldigde bedrag te verlangen.
10.2 Indien de betalingplichtige (zijnde de opdrachtgever, de deelnemer of iemand anders die zich tot betaling heeft verplicht) in gebreke blijft in de betaling binnen de gestelde termijn, is hij van rechtswege in verzuim. Vanaf dat moment is hij de wettelijke (handels)rente en, naast eventuele gerechtelijke kosten, 15% incassokosten verschuldigd.
10.3 In geval van liquidatie, faillissement, toelating van de betalingplichtige tot de wettelijke schuldsanering uit hoofde van de Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen, beslag of surséance van betaling van de betalingplichtige zijn de vorderingen van De Beurs op de betalingplichtige onmiddellijk opeisbaar.
10.4 Gedane betalingen strekken in de eerste plaats tot betaling van de kosten, vervolgens tot betaling van de rente en tenslotte tot betaling van de hoofdsom.

11 Klachten
11.1 Aangenomen wordt dat het gehuurde en de daarbij eventueel gehuurde apparatuur door de opdrachtgever in goede staat van onderhoud is aanvaard, zonder zichtbare gebreken is en goed functioneert, tenzij de opdrachtgever binnen een uur na aanvang van de huur aan De Beurs melding doet van door hem geconstateerde gebreken.
11.2 Onverminderd het bepaalde in lid 1 dienen klachten binnen 8 dagen na ontdekking, doch uiterlijk binnen 14 dagen na zaalhuur schriftelijk te worden gemeld aan De Beurs. De ingebrekestelling dient een zo gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, zodat De Beurs in staat is adequaat te reageren.
11.3 Indien een klacht gegrond is, heeft De Beurs de keuze om ofwel een vervangende zaalhuur aan te bieden ofwel de geleden schade te vergoeden.

12 Aansprakelijkheid
12.1 De aansprakelijkheid van De Beurs is in alle gevallen beperkt tot het bedrag van de door de aansprakelijkheidsverzekeraar van De Beurs te verstrekken uitkering, althans tot maximaal het declaratiebedrag, althans dat gedeelte van de opdracht waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft.
12.2 De aansprakelijkheid van De Beurs is verder beperkt tot de reserveringsprijs, dan wel, indien de aanspraak voortvloeit uit een abonnement of een opdracht met een langere looptijd dan zes maanden, tot het over de laatste zes maanden verschuldigde tarief.
12.3 De Beurs is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie.
12.4 De in deze voorwaarden opgenomen beperkingen van de aansprakelijkheid voor directe schade gelden niet, indien de schade te wijten is aan opzet of grove schuld van De Beurs.

13 Geheimhouding
13.1 Beide partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van hun overeenkomst van elkaar of uit andere bron hebben verkregen.
13.2 Het bepaalde in artikel 14.1 geldt niet indien De Beurs of de opdrachtgever op grond van een wettelijke bepaling of een rechterlijke uitspraak, gehouden is vertrouwelijke informatie te openbaren.

14 Toepasselijk recht en geschillen
14.1 Op elke overeenkomst tussen De Beurs en de opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing.
14.2 De rechter in de vestigingsplaats van De Beurs is bij uitsluiting bevoegd van geschillen kennis te nemen. Niettemin heeft De Beurs het recht het geschil voor te leggen aan de volgens de wet bevoegde rechter.

15 Privacy Statement
15.1 De Beurs respecteert de privacy en zal persoonsgegevens slechts in overeenstemming met dit Privacy Statement en de Wet Bescherming Persoonsgegevens verwerken.
15.2 De Beurs legt de persoonsgegevens van haar opdrachtgevers, zoals naam, (e-mail)adres, en telefoon(fax-)nummer vast in een gegevensbestand.
15.3 De verwerking van deze gegevens is aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens te Den Haag door De Beurs.
15.4 De persoonsgegevens worden gebruikt voor de uitvoering van met de betrokkene te sluiten en gesloten overeenkomsten en onze klantadministratie. Hiernaast kan De Beurs de gegevens gebruiken om de betrokkenen op de hoogte te houden van interessante informatie en/of het doen van aanbiedingen.
15.5 De persoonsgegevens kunnen worden geanalyseerd om de informatie en/of de aanbiedingen zoveel mogelijk op de betrokkene persoonlijk af te stemmen en om de diensten te verbeteren.
15.6 De Beurs zal de persoonsgegevens niet zonder de voorafgaande toestemming van de betrokkene aan derden verstrekken.
15.7 Voor vragen over dit Privacy Statement en/of de wijze waarop De Beurs persoonsgegevens verwerkt, kunt u schriftelijk contact opnemen met De Beurs: De Beurs Sint Odulphusstraat 7 5688 BA Oirschot, e-mail info@debeurs-oirschot.nl.
15.8 U kunt tevens schriftelijk verzoeken om uw persoonsgegevens zoals opgenomen in het bestand van De Beurs in te zien, te laten corrigeren en/of te laten verwijderen

16 RIVM Richtlijnen
16.1 Wij willen u graag wijzen op de algemene richtlijnen voor gasten en de controlevragen m.b.t. COVID-19. U vindt de meest recente versie hier. Als u een van de vragen met een ja moet beantwoorden dan vragen wij u om uw reservering te annuleren.